KVKK aydınlatma metni

Bu aydınlatma metni, 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu'nun ("Kanun") 10. maddesi ve Aydınlatma Yükümlülüğünün Yerine Getirilmesinde Uyulacak Usul ve Esaslar Hakkında Tebliğ uyarınca, "Özgür Hesap İK Portalı" hizmeti kapsamında veri sorumlusu sıfatıyla işlediğimiz kişisel veriler hakkında sizi bilgilendirmek amacıyla hazırlanmıştır. MADDE 1 – VERİ SORUMLUSU ÖZGÜR TEKNOLOJİ YAZILIM İNOVASYON SANAYİ VE TİCARET LİMİTED ŞİRKETİ ("Şirket") Adres: Fevzi Çakmak Mah. 106387. Sokak KTM Plaza C2 Blok No: 105 Karatay/KONYA Vergi kimlik no: 6930577349 MERSİS no: [MERSİS No] KEP adresi: [KEP Adresi] E-posta: destek@ozgurhesap.com Telefon: 0553 387 66 51 İnternet sitesi: https://ik.ozgurhesap.com MADDE 2 – KAPSAM 2.1. Bu metin; https://ik.ozgurhesap.com sitesinin ("Site") ziyaretçilerini, Site'den deneme kaydı yapan firma yetkililerini, müşteri firmaların yetkililerini ve Portal'da sipariş, lisans veya destek işlemi yapan kullanıcıları, fatura muhataplarını, bayi başvurusu yapan ve bayi portalını kullanan kişileri, bayilerin kaydettiği aday müşteri yetkililerini ve yerinde kurulum müşterilerinin ilgili çalışanlarını kapsar. 2.2. Müşteri firmaların kendi portallarına girdiği çalışan, çalışan adayı, aile bireyi, ziyaretçi ve diğer kişilere ait veriler bakımından veri sorumlusu ilgili müşteri firmadır; Şirket bu veriler bakımından yalnızca müşteri adına ve talimatıyla hareket eden veri işleyendir. Bu verilere ilişkin aydınlatma ve başvurular için ilgili kişilerin işvereni olan müşteri firmaya başvurması gerekir. Şirket'e bu kapsamda ulaşan başvurular ilgili müşteri firmaya iletilir. MADDE 3 – İŞLENEN KİŞİSEL VERİLER a) Site ziyaretçileri: IP adresi, ziyaret ve istek zamanı, tarayıcı bilgisi gibi işlem güvenliği verileri; bayi bağlantısıyla gelinmişse bayi kodu ve bağlantı tıklama kimliği (çerezde). Bayi bağlantısı tıklamalarında IP adresi veya başka bir kişisel veri saklanmaz. b) Deneme kaydı yapan firma yetkilileri: ad soyad; e-posta adresi ve telefon numarası; firma unvanı ve vergi kimlik numarası (şahıs işletmelerinde T.C. kimlik numarası); istenen alt alan adı; onaylanan yasal metinler ve sürümleri; kayıt zamanı, IP adresi ve tarayıcı bilgisi; e-posta doğrulama kodu (yalnızca geri döndürülemez özet olarak); varsa bayi bağlantı kodu. c) Müşteri yetkilileri, sipariş veren kullanıcılar ve fatura muhatapları: ad soyad, e-posta adresi, telefon numarası; fatura bilgileri (unvan, vergi kimlik numarası veya T.C. kimlik numarası, vergi dairesi, adres, il, ilçe, fatura e-posta adresi); sipariş, lisans ve ödeme bilgileri (sipariş numarası, paket, dönem, tutarlar, kampanya kodu, ödeme zamanı, ödeme kuruluşu işlem referansı); yasal metin onay kayıtları (onay zamanı, IP adresi, tarayıcı bilgisi, onaylanan metnin sürümü ve içerik özeti); lisans ve ödeme hatırlatmalarının gönderildiği, portaldaki sistem yöneticisi ve insan kaynakları yöneticisi rolündeki kullanıcıların ad ve e-posta adresleri. Kart bilgileri Şirket'e iletilmez; ödeme kuruluşu tarafından doğrudan işlenir. d) Destek talebi açan kullanıcılar: ad soyad, e-posta adresi, firma ve portal adresi; talep konusu, yazışmalar ve yüklenen ekler (ekran görüntüleri); talebe otomatik eklenen teknik bilgiler (portal sürümü, ekran adı ve adresi, tarayıcı ve ekran boyutu); memnuniyet puanı ve yorumu. Destek talebine portalın personel kayıtlarından veri eklenmez; ekran görüntülerinin konum ve cihaz üst verileri yüklenmeden önce silinir. e) Bayi başvuru sahipleri, bayi yetkilileri ve bayi portalı kullanıcıları: unvan, vergi kimlik numarası veya T.C. kimlik numarası, vergi dairesi, il, adres, internet sitesi; yetkilinin ad soyadı, e-posta adresi ve telefon numarası; tanıtım notu; başvuru zamanı ve IP adresi; onaylanan yasal metinler; bayi portalı hesap bilgileri (ad, e-posta, şifre özeti, iki adımlı doğrulama anahtarı (şifreli), kurtarma kodlarının özetleri, giriş zamanları, IP adresleri, hatalı giriş denemeleri); satış, komisyon ve komisyon ödeme kayıtları; [komisyon ödemesi için banka hesap bilgileri]. f) Bayilerin kaydettiği aday müşteri yetkilileri: firma unvanı ve vergi kimlik numarası, yetkilinin ad soyadı, e-posta adresi ve telefon numarası, bayinin notu. Bu veriler Şirket'e ilgili bayi tarafından iletilir. g) Yerinde kurulum müşterileri: lisans bilgileri (unvan, vergi kimlik numarası, lisans numarası, koşullar); kurulumun lisans sunucusuna yaptığı günlük yoklamalardaki IP adresi, portal adresi ve kurulu sürüm; imaj indirme anahtarının son kullanım zamanı ve IP adresi; destek talepleri ((d) bendindeki veriler). Yoklamalarda personel kaydı gönderilmez; yalnızca aktif personel sayısı iletilir. h) Müşteriye hazırlanan veri paketini indiren kişiler: indirme zamanı ve IP adresi; paketin gönderildiği e-posta adresi. MADDE 4 – İŞLEME AMAÇLARI Kişisel verileriniz; a) Deneme kaydının yapılması, e-posta adresinin doğrulanması, portalın kurulması ve ilk yönetici hesabının açılması, b) Üyelik ve hizmet sözleşmesinin kurulması ve ifası; abonelik, lisans, paket ve personel sınırlarının yönetilmesi, c) Siparişlerin alınması, ödemelerin ödeme kuruluşu aracılığıyla tahsili, sipariş ve ödeme formlarının gönderilmesi, faturaların düzenlenmesi ve muhasebe kayıtlarının tutulması, ç) Deneme, dönem bitişi, ödeme, personel sınırı ve lisans durumuna ilişkin hatırlatma ve bildirimlerin yapılması, d) Destek taleplerinin alınması, yanıtlanması ve hizmet kalitesinin ölçülmesi, e) Bakım ve güncelleme duyurularının yapılması, f) Bayi başvurularının değerlendirilmesi, bayi portalının işletilmesi, satışların ilgili bayiye yazılması, komisyonların hesaplanması ve ödenmesi, satış itirazlarının karara bağlanması, g) Yerinde kurulum lisanslarının verilmesi, etkinleştirilmesi, günlük lisans denetiminin yapılması ve lisansın kötüye kullanımının önlenmesi, ğ) Bilgi güvenliğinin sağlanması; sahte veya otomatik kayıtların, kötüye kullanımın ve yetkisiz erişimin önlenmesi; işlem ve iz kayıtlarının tutulması, h) Elektronik onayların ve sözleşme süreçlerinin ispatı, hukuki uyuşmazlıklarda hakların korunması, ı) Mevzuattan doğan yükümlülüklerin (vergi, ticaret ve kişisel verilerin korunması mevzuatı dahil) yerine getirilmesi ve yetkili kurumların taleplerinin karşılanması, i) Müşteriye veri paketi teslim edilmesi ve teslimin kayıt altına alınması amaçlarıyla işlenir. Şirket, ticari elektronik ileti (tanıtım ve kampanya iletisi) göndermek isterse 6563 sayılı Kanun uyarınca ayrıca onayınızı alır. MADDE 5 – TOPLAMA YÖNTEMİ VE HUKUKİ SEBEPLER 5.1. Kişisel verileriniz; Site'deki deneme kaydı ve bayi başvurusu formları, müşteri portallarındaki Lisansım ve destek ekranları, bayi portalı, e-posta ve telefon görüşmeleri, ödeme kuruluşunun işlem bildirimleri, bayilerin aday müşteri kayıtları, yerinde kurulumların lisans sunucusuna gönderdiği yoklamalar ile sunucu kayıtları ve çerezler aracılığıyla, kısmen veya tamamen otomatik yollarla elektronik ortamda toplanır. 5.2. Kişisel verileriniz Kanun'un 5. maddesinin 2. fıkrasındaki şu hukuki sebeplere dayanılarak işlenir: a) Bir sözleşmenin kurulması veya ifasıyla doğrudan doğruya ilgili olması (md. 5/2-c): deneme kaydı, üyelik, sipariş, ödeme, lisans, destek ve bayi ilişkisine ilişkin veriler, b) Veri sorumlusunun hukuki yükümlülüğünü yerine getirebilmesi (md. 5/2-ç): fatura, muhasebe ve ticari defter kayıtları, yetkili kurum talepleri, ilgili kişi başvuruları, c) Bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması (md. 5/2-e): elektronik onay, sipariş ve iz kayıtları, ç) İlgili kişinin temel hak ve özgürlüklerine zarar vermemek kaydıyla veri sorumlusunun meşru menfaati (md. 5/2-f): bilgi güvenliği, kötüye kullanımın önlenmesi, lisans denetimi, satışın bayiye yazılması, bayilerin ilettiği aday müşteri verileri, hizmet kalitesinin ölçülmesi. Ticari elektronik ileti gönderimi ve kesinlikle gerekli olmayan çerezler bakımından açık rızanıza (md. 5/1) başvurulur. MADDE 6 – KİŞİSEL VERİLERİN AKTARILMASI 6.1. Kişisel verileriniz, Madde 4'teki amaçlarla sınırlı ve ölçülü olarak; a) Sunucu ve barındırma hizmeti sağlayıcısına ([Barındırma hizmeti sağlayıcısı unvanı]; sunucu konumu: [Sunucu konumu: Türkiye – teyit edilecek]), b) E-posta gönderim hizmeti sağlayıcısına ([E-posta (SMTP) hizmet sağlayıcısı unvanı]), c) Ödemenin tahsili için ödeme kuruluşuna ([Ödeme kuruluşu unvanı]) ve ilgili bankalara, ç) Faturaların düzenlenmesi için e-fatura/e-arşiv hizmet sağlayıcısına ([e-Fatura özel entegratörü / hizmet sağlayıcısı]), mali müşavir ve denetçilere, d) Varsa sunucu dışı şifreli yedek depolama hizmeti sağlayıcısına ([Sunucu dışı yedek depolama sağlayıcısı – varsa]), e) Bayi aracılığıyla gelen müşteriler bakımından ilgili bayiye: yalnızca firma unvanı, vergi kimlik numarası (şahıs işletmelerinde T.C. kimlik numarası), il, portal ve lisans durumu ile satış tutarları; Şirket tarafından etkinleştirilmişse ayrıca müşterinin destek talepleri (Şirket'in iç notları hariç). Müşteri yetkililerinin iletişim bilgileri ve portallardaki personel verileri bayilere aktarılmaz, f) Hukuk danışmanları ve bağımsız denetçilere, g) Kanunen yetkili kamu kurum ve kuruluşlarına (Gelir İdaresi Başkanlığı, yargı mercileri, Kişisel Verileri Koruma Kurumu gibi) talep hâlinde Kanun'un 8. maddesine uygun olarak aktarılabilir. 6.2. Şirket kişisel verileri yurt dışına aktarmaz. [Kullanılan hizmet sağlayıcılarından biri yurt dışında bulunuyorsa: ülke, alıcı ve Kanun md. 9 kapsamındaki aktarım dayanağı – teyit edilecek] MADDE 7 – SAKLAMA SÜRELERİ Kişisel verileriniz işleme amacının gerektirdiği süre ve ilgili mevzuatta öngörülen süreler boyunca saklanır; süre sonunda Kişisel Verilerin Silinmesi, Yok Edilmesi veya Anonim Hale Getirilmesi Hakkında Yönetmelik uyarınca silinir, yok edilir veya anonim hâle getirilir. Bu kapsamda: a) Doğrulanmamış deneme kayıtları, Şirket'in belirlediği süre (halihazırda 30 gün) sonunda silinir. b) Firma, sipariş, ödeme, fatura ve yasal metin onay kayıtları sözleşme ilişkisi süresince ve sona ermesinden itibaren [10] yıl saklanır. c) Destek talepleri ve yazışmaları [süre] saklanır. ç) Bayi kayıtları bayi ilişkisi süresince ve sona ermesinden itibaren [10] yıl; aday müşteri kayıtları koruma süresinin bitiminden itibaren [süre] saklanır. d) Yerinde kurulum lisans yoklama kayıtları Şirket'in belirlediği süre (halihazırda 400 gün) saklanır. e) Güvenlik ve iz kayıtları [süre] saklanır. f) Yedekler Şirket'in belirlediği süre (halihazırda 14 gün) sonunda yenileriyle değiştirilerek silinir. MADDE 8 – ÇEREZLER 8.1. Bayi portalında ve müşteri portallarında oturumun güvenli şekilde sürdürülmesi için kesinlikle gerekli oturum çerezleri kullanılır; bu çerezler oturum sona erene kadar tutulur. Müşteri portallarında kullanıcı tercihleri (örneğin sık kullanılan ekranlar) kullanıcının kendi tarayıcısında saklanabilir. 8.2. Site'ye bir bayinin bağlantısıyla gelinmesi hâlinde, bayi kodu ve tıklama kimliği "ik_ref" ve "ik_ref_iz" adlı çerezlerde Şirket'in belirlediği süre (halihazırda 60 gün) boyunca tutulur. Bu çerezlerin amacı, deneme kaydı ve satışın ilgili bayiye doğru yazılmasıdır; bu çerezlerde IP adresi veya başka bir kişisel veri tutulmaz. Bu çerezler [açık rızanıza dayanılarak / meşru menfaat kapsamında – hukukçu tarafından belirlenecek] kullanılır. 8.3. Site'de üçüncü taraf analiz, reklam veya sosyal medya çerezi kullanılmaz; yazı tipleri Şirket'in sunucusundan sağlanır. 8.4. Çerezleri tarayıcınızın ayarlarından silebilir veya engelleyebilirsiniz; kesinlikle gerekli çerezlerin engellenmesi hâlinde oturum açılamayabilir. MADDE 9 – İLGİLİ KİŞİNİN HAKLARI Kanun'un 11. maddesi uyarınca, Şirket'e başvurarak kendinizle ilgili; a) Kişisel veri işlenip işlenmediğini öğrenme, b) Kişisel verileriniz işlenmişse buna ilişkin bilgi talep etme, c) Kişisel verilerin işlenme amacını ve bunların amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme, ç) Yurt içinde veya yurt dışında kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişileri bilme, d) Kişisel verilerin eksik veya yanlış işlenmiş olması hâlinde bunların düzeltilmesini isteme, e) Kanun'un 7. maddesinde öngörülen şartlar çerçevesinde kişisel verilerin silinmesini veya yok edilmesini isteme, f) (d) ve (e) bentleri uyarınca yapılan işlemlerin kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme, g) İşlenen verilerin münhasıran otomatik sistemler vasıtasıyla analiz edilmesi suretiyle aleyhinize bir sonucun ortaya çıkmasına itiraz etme, ğ) Kişisel verilerin kanuna aykırı olarak işlenmesi sebebiyle zarara uğramanız hâlinde zararın giderilmesini talep etme haklarına sahipsiniz. MADDE 10 – BAŞVURU YOLU 10.1. Haklarınıza ilişkin taleplerinizi, Veri Sorumlusuna Başvuru Usul ve Esasları Hakkında Tebliğ'e uygun olarak; a) Islak imzalı dilekçe ile Madde 1'deki adrese elden veya posta yoluyla, b) [KEP Adresi] kayıtlı elektronik posta adresine KEP yoluyla, c) Güvenli elektronik imza veya mobil imza ile imzalanmış olarak ya da Şirket'e daha önce bildirdiğiniz ve Şirket'in sisteminde kayıtlı bulunan e-posta adresinizden destek@ozgurhesap.com adresine iletebilirsiniz. 10.2. Başvurunuzda adınız soyadınız, başvuru yazılı ise imzanız, T.C. kimlik numaranız (yabancılar için uyruk ile pasaport veya kimlik numarası), tebligata esas yerleşim yeri veya iş yeri adresiniz, varsa bildirime esas e-posta adresiniz ve telefon numaranız ile talep konunuz bulunmalıdır. 10.3. Başvurunuz, niteliğine göre en kısa sürede ve en geç 30 gün içinde ücretsiz olarak sonuçlandırılır; işlemin ayrıca bir maliyet gerektirmesi hâlinde Kişisel Verileri Koruma Kurulu'nca belirlenen tarifedeki ücret alınabilir. Başvurunuzun reddedilmesi, verilen cevabı yetersiz bulmanız veya süresinde cevap verilmemesi hâlinde, Kanun'un 14. maddesi uyarınca Kişisel Verileri Koruma Kurulu'na şikâyette bulunabilirsiniz. MADDE 11 – DEĞİŞİKLİKLER Bu metin gerektiğinde güncellenir. Güncel sürüm, sürüm numarası ve yayın tarihiyle birlikte https://ik.ozgurhesap.com/yasal/kvkk-aydinlatma-metni adresinde yayımlanır.